留学ビザ申請手続き

【留学】手続きの流れと必要書類


☑ 留学生が来日するまでの流れがわかる
☑ 在留資格認定証明書(COE)申請に必要な書類がわかる
☑ ビザ(査証)取得の手続きの流れがわかる


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「留学ビザを申請したいので、必要な書類を知りたい。」
「留学生を受け入れたいが、手続きの流れがわからない。」

このようなご相談をよく受けます。外国人が日本に「留学生」として入国する場合、学校探しから始まり、学費等生活費の確保、COEの取得、ビザ(査証)の取得等、入国するまでにやらなければならないことがたくさんあります。そして、外国人を受け入れる学校側、実績のある学校は手続きに慣れているでしょうが、それでも一人の留学生を受け入れるまでには大変な手間がかかります。

そこで今回は、在留資格「留学」について知っておきたい手続きの流れや必要書類についてわかりやすく解説しますので、興味を持たれた方は、ぜひチェックしてみてください。

留学生として来日したいと思ったら


外国人が日本に「留学生」として来たいと思ったら、まずは在留資格「留学」の要件をチェックしましょう。要件を満たしていれば手続きに進むことができますし、満たしていなければ何が足りていないのかを確認し、要件を満たすための行動を開始しましょう。

在留資格「留学」の概要や要件、審査のポイントなどは以下の記事で詳しく解説しておりますので、併せてご覧ください。

在留資格「留学」:来日するまでの流れ


日本に留学生として入国するためには、あらかじめ在留資格認定証明書(COE)を取得することとビザ(査証)の発給を受ける必要があります。

ビザと在留資格の違いについては、こちらの記事で解説しました。

ビザ(査証)

入国前にもらう、日本に入国するための推薦状

在留資格

入国後、日本に滞在するための資格

それでは、留学生として来日するまでの流れをみていきましょう(以下は代表的な流れです。教育機関によって多少順番が異なります)。

出願・受験

志望校が決まったら、出願に必要な書類を送付する。
(来日して受験する必要のある学校もあります。)

入学決定&入学許可書(通知書)受領

筆記試験や面接(オンライン等)を経て、学校から合否の通知があります。
その後、学校から入学許可書(通知書)が送られてきますので、大切に保管しておいてください。

【志望校側の手続き】在留資格認定証明書(COE)交付申請

志望校が地方出入国在留管理官署に在留資格認定証明書(COE)交付申請を代理で行います。
※審査期間:約2か月

【志望校側の手続き】在留資格認定証明書(COE)交付

地方出入国在留管理官署から志望校に在留資格認定書(COE)が交付されます。

【申請人側の手続き】入学金・学費等納入

志望校側から指定された金融機関等へ、入学金・学費・その他費用等を納入します。

【志望校側の手続き】在留資格認定証明書(COE)送付

学費等の納入が志望校側で確認できたら、申請人へ在留資格認定証明書(COE)の原本が送付されます。

【申請人側の手続き】本国でビザ(査証)申請

在留資格認定証明書(COE)を受け取ったら、書類を揃えて本国にある在外公館(日本国大使館/領事館)でビザ(査証)の申請手続きをしましょう。

【申請人側の手続き】航空券の手配

ビザ(査証)取得後、来日の日程を決め、航空券を手配します。
※来日の日程が確定したら、志望校へ連絡しましょう

空港で上陸許可→在留カード交付

新千歳・成田・羽田・中部・関西・広島・福岡空港から入国。空港にて入国審査官からの上陸許可後(パスポートに証印)、在留カードが交付されます(在留期間が3か月を超える場合)。

空港で学校の職員等と合流

空港まで学校の職員や同じ国籍の生徒が迎えに来ます。合流後、晴れて日本での生活スタートです。

以上が、留学生として来日するまでの流れです。

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在留資格「留学」:必要書類


次に、在留資格「留学」の申請に必要な書類等を解説していきます。

在留資格認定証明書(COE)の申請に必要な書類


在留資格認定証明書(COE)の申請に必要な書類は、入学予定の学校が適正校の認定を受けているか否か(慎重審査対象校)で違ってきます。

留意事項
  • 提出書類はA4サイズ(片面印刷)
  • 日本で発行される証明書は全て、発行日から3か月以内のものを提出
  • 提出書類が外国語で作成されている場合には、訳文(日本語)を添付
大学(短期大学、大学院を含む)、大学に準ずる機関、高等専門学校
適正校

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
研究内容を証する文書大学等において、専ら聴講によらない研究生として受け入れられる場合
履修届けの写し又は聴講科目及び聴講時間を証する文書大学等において、聴講生、科目等履修生、専ら聴講による研究生として受け入れられることが申請時に決定している場合
大学の管理体制を説明した文書大学の夜間において授業を行う大学院の研究科において、専ら夜間通学して教育を受ける場合
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
慎重審査対象校

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)
最終学校の卒業証明書
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
日本語能力に係る資料外国の大学、短期大学または大学院を卒業し、その卒業証書等を提出する場合は不要
研究内容を証する文書大学等において、専ら聴講によらない研究生として受け入れられる場合
履修届けの写し又は聴講科目及び聴講時間を証する文書大学等において、聴講生、科目等履修生、専ら聴講による研究生として受け入れられることが申請時に決定している場合
大学の管理体制を説明した文書大学の夜間において授業を行う大学院の研究科において、専ら夜間通学して教育を受ける場合
経費支弁書ダウンロード | 出入国在留管理庁
経費支弁者と申請人の関係を立証する資料
預金残高証明書(原本)
過去3年間の資金形成経緯を明らかにする資料
経費支弁者の職業を立証する資料
過去3年間の経費支弁者の収入を立証する資料
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
専修学校、各種学校(日本語学校を除く)
適正校(クラスⅠ)

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
日本語能力に係る資料
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
適正校(クラスⅡ)

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)別表掲載国・地域は、最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
最終学校の卒業証明書
今後の進路を説明する資料
日本語能力に係る資料
経費支弁書ダウンロード | 出入国在留管理庁
経費支弁者と申請人の関係を立証する資料
預金残高証明書(原本)
過去1年間の資金形成経緯を明らかにする資料
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
慎重審査対象校

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)
最終学校の卒業証明書
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
日本語能力に係る資料
経費支弁書ダウンロード | 出入国在留管理庁
経費支弁者と申請人の関係を立証する資料
預金残高証明書(原本)
過去3年間の資金形成経緯を明らかにする資料
経費支弁者の職業を立証する資料
過去3年間の経費支弁者の収入を立証する資料
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
日本語学校
適正校(クラスⅠ)

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
適正校(クラスⅡ)

必要書類備考
在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)別表掲載国・地域は、最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
最終学校の卒業証明書
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
日本語能力に係る資料外国の大学、短期大学または大学院を卒業し、その卒業証書等を提出する場合は不要
経費支弁書ダウンロード | 出入国在留管理庁
経費支弁者と申請人の関係を立証する資料
預金残高証明書(原本)
過去1年間の資金形成経緯を明らかにする資料
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
慎重審査対象校

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在留資格認定証明書交付申請書ダウンロード(PDF) | 出入国在留管理庁
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提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
ダウンロード | 出入国在留管理庁
写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書(入学願書の写し(勉学理由及び本人の経歴等が記載されているものに限る。)でも可)
最終学校の卒業証明書
今後の進路を説明する資料最終学校を卒業後、5年以上経過している場合
日本語能力に係る資料外国の大学、短期大学または大学院を卒
業し、その卒業証書等を提出する場合は
不要
経費支弁書ダウンロード | 出入国在留管理庁
経費支弁者と申請人の関係を立証する資料
預金残高証明書(原本)
過去3年間の資金形成経緯を明らかにする資料
経費支弁者の職業を立証する資料
過去3年間の経費支弁者の収入を立証する資料
奨学金の給付に関する証明書奨学金の給付を受ける場合(貸与型奨学金の場合は、留学生の母国語及び日本語で作成された契約書等が必要)
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合
小・中・高等学校
適正校等の区別はありません

必要書類備考
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ダウンロード(EXCEL) | 出入国在留管理庁
提出書類一覧表所属機関が申請を提出する場合は任意
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写真指定の規格を満たした写真を用意し、申請書に添付して提出
返信用封筒定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手(簡易書留用)を貼付したもの
パスポートの身分事項ページ(写し)追記欄に記載があるパスポートについては追記欄ページ(写し)
履歴書高校に入学する場合
戸籍又はこれに代わる証明書
最終学校の卒業証明書
日本語学習歴を証明する資料(本国政府等から認可を受けた施設で学習したもの。オンライン学習が含まれている場合はその時間数を明記したもの。)高校に入学する場合であって、かつ、教育機関において1年以上の日本語学習歴を有している場合
学生交換計画その他これに準ずる国際交流計画に関する資料学生交換計画又はこれに準ずる国際交流計画を策定している場合
経費支弁書ダウンロード | 出入国在留管理庁
経費支弁者と申請人の関係を立証する資料
預金残高証明書(原本)高校に入学する場合であって、学生交換
計画又はこれに準ずる国際交流計画を策
定していない場合
過去1年間の資金形成経緯を明らかにする資料同上
経費支弁者の職業を立証する資料同上
過去1年間の経費支弁者の収入を立証する資料同上
監護するに至った経緯、監護計画を説明する資料中学校又は小学校に入学する場合
監護人と申請人の関係を立証する資料同上
宿泊施設の概要を明らかにする資料同上
生活指導担当者の在職証明書同上
特待生受入れに関する資料(待遇や選抜方法等について)高校に特待生として入学する場合
親権者の同意書(申請人が留学をすることについて親権者が同意したことを疎明する任意の様式)本国法において申請人が未成年である場合。ただし、学生交換計画を策定している場合は不要
認定不交付処分又は在留不許可処分について、処分理由を払拭する説明及び資料在留資格認定証明書交付申請の不交付処分、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請の不許可処分を受けたことがある場合

以上が在留資格認定証明書(COE)の申請に必要な書類です。審査の過程において、記載外の資料を求められる場合もありますのでその都度対応する必要があります。

在留資格認定証明書(COE)交付申請書の提出ができる人


在留資格認定証明書(COE)交付申請書は誰でも提出できるわけではありません。申請できるのは以下の定められた者です。

  • 申請人本人(日本への入国を希望する外国人本人)
  • 当該外国人を受け入れようとする機関の職員
  • 外国人の円滑な受入れを図ることを目的とする公益法人の職員で地方出入国在留管理局長が適当と認めるもの
  • 地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士又は行政書士
  • 申請人本人の法定代理人

在留資格認定証明書(COE)交付申請書の提出先等


在留資格認定証明書(COE)交付申請書の提出先は、居住予定地・受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署です。

提出方法

提出方法は、入国管理局に持参するか、オンライン申請が可能です。
※郵送での提出はできませんのでご注意ください。
※外国からはオンライン申請できません

受付時間

平日午前9時から同12時、午後1時から同4時

手数料

手数料はかかりません。

審査にかかる期間

審査にかかる期間は、標準で1か月~3か月です。

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本国でのビザ(査証)の取得について


志望校から送付された在留資格認定証明書(COE)を受領した後、ビザ(査証)を申請します。

必要書類を揃える

ビザ申請に必要な書類は各国・地域ごとに異なりますが、代表的なものは次のとおりです。

  • パスポート
  • 査証申請書
  • 写真
  • COE
  • その他必要書類(入学許可書や戸籍謄本等)
居住地最寄りの日本大使館/総領事館等で申請する

申請後、審査に入ります。審査中必要に応じて日本大使館/総領事館等から追加書類の提出や面接等の連絡がありますので、対応します。

海外にある日本大使館/総領事館のHP一覧(外務省HP)

審査終了後、査証発給

日本大使館/総領事館等での審査が終了したら査証が発給されます。査証が発給されてから3か月以内に日本に入国する必要があります。

まとめ


いかがでしたでしょうか?
今回は留学生が来日するまでの流れや在留資格・ビザ申請の必要書類などについて解説してきました。

役所で取得する証明書類の有効期限、COEやビザの申請など、来日するまでにやることはたくさんあります。うっかり書類の有効期限が切れてしまい来日が入学に間に合わなかったということが無いよう、綿密に計画を立てましょう。

行政書士うえすぎ事務所では、各教育機関様の事務負担軽減のためのCOE取得のお手伝いや留学生招聘に関してのご相談も承っております。

どうぞお気軽にお問い合わせください。

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